Een goed zakelijk telefoongesprek, hoe voer je die?


9 februari 2022

Een goed zakelijk telefoongesprek, hoe voer je die?


Even een belletje naar je moeder, zus of beste vriendin. Dit gaat als vanzelf. Het is daarnaast ook nog eens negen van de tien keer super gezellig. Maar het voeren van een goed zakelijk telefoongesprek is echter andere koek. Het stellen van de juiste vragen, het aanslaan van de goede toon en af en toe een stilte laten vallen. Doe dit allemaal maar eens in één gesprek. Toch zijn er een aantal zaken die ervoor zorgen dat jij professioneel en toch sympathiek overkomt. Wij zetten ze op een rijtje;

1. Spreek rustig en duidelijk

Zeker wanneer we een beetje zenuwachtig zijn, is de verleiding groot om te snel te gaan praten. Dit is zonde, want zo gaat de boodschap al snel verloren. Praat langzamer dan dat je in real life zou doen. Mensen zien bij een telefoongesprek niet je mimiek en lichaamstaal. Vraag ook altijd aan het begin van het gesprek of je gelegen belt. Het louter opnemen van de telefoon wil nog niet zeggen dat dit altijd uitkomt.

2. Stel jezelf voor

Begin nooit een telefoongesprek met ‘hallo’ wanneer het op een zakelijk gesprek aankomt. Dit komt zeer onprofessioneel en argwanend over. Beter is om jezelf nadrukkelijk te introduceren, het liefst met uw naam, functie en doel van het gesprek. Via via aan een nummer gekomen? Benoem dit eerlijk en licht toe waarom u dit nummer heeft ontvangen. Goede referenten werken in het voordeel.

3. Luister en anticipeer

Mensen zijn geneigd al snel alleen maar te zenden. Ze willen de boodschap overbrengen en het liefste hiervan bevestiging. Doe dit niet! Stel een vraag en toon interesse. Het is soms beter eerst te investeren in de relatie alvorens over te gaan tot het doen van zaken. Mocht je heel veel in belcellen verblijven voor je werk? Dan kan het lonen om notities bij het gesprek te maken zodat je de volgende keer weet wat de situatie is.

4. Bereid je voor

Dit kan geschreven maar ook ongeschreven zijn. Bepaal voor jezelf wat je uit het gesprek wil halen en noteer dit. Zorg ervoor dat de kernboodschap helder en duidelijk is. Niks zo vervelend dan iemand die je eindeloos verveelt aan de telefoon. Voel dit aan.

5. Zoek een privé plek

Het kan zijn dat je in een kantoortuin of onrustige omgeving belt. Het is zowel voor jezelf als voor de persoon die je belt zeer onhandig wanneer er allerlei geluid op de achtergrond is. Dit komt niet alleen onprofessioneel over het zorgt er ook voor dat het gesprek van mindere kwaliteit is. Zoek een ruimte op waar je rustig kan bellen, zoals een stilte werkplek. Geen lege kantoren beschikbaar? Stel je baas voor om met aparte belcellen door middel van ritswanden te gaan werken. Een eenvoudige oplossing waar iedereen baat bij zal hebben.